デザインこねこの「段取り」

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今回は「段取り」についてです。

私は、段取りの基本は「前倒し」だとおもっています。言われすぎていて、当たり前のようですが、その「当たり前」のことをできるようにするためにいくつかのやり方を考えて実践しています。

今日はその話を書いてみたいと思います。

早出推奨

まず、弊社では勤務開始の時間より早く出勤することを推奨しています。

それは、単に「朝早く来い」と言っているのではなく、「残業するくらいなら早く来てほしい」ということです。

というのも、そもそも「残業を計画的にしている人はいない」と思ったからです。

私が注目したのは、この計画せずに時間外労働が発生しているという現象です。

もし、時間外労働は残業ではなく早出を基本とすると、定時より前に時間外労働があるため、おのずと事前に考えて必要な時だけ計画的に時間外労働を行うことになります。

さらに、大抵の人は朝早く来るのは嫌ですので、時間外労働を回避するために日頃の仕事の段取りもより計画的になります。

また、早出の方が残業時より疲れていないため脳の働きが良く、その分短い時間で時間外労働を終わらせられるため効率的です。

「予定」に大事なのは「理想」より「予想」

「予定」を建てる時に大切なのは、意識して「予想」することです。

残業の多い人のスケジュールを見てみると、まったく隙間のない「予定」を立てています。それは計算通りに行けば「理想」のスケジュールです。

しかし、そこには「予想」が入っていません。

日常では、部下からの相談や、お客様からの問い合わせ、打ち合わせが長引いたりと、予定以外にもいろいろなことが持ち込まれていると思います。

そういった日常的な「予定外」のことをある程度予想して、その分の時間を予定の中に余白として入れておきます。

おすすめは大体20%ぐらい、8時間勤務であれば、1.5時間くらいの余白を取っておきます。これは、１時間半前に終わるようにスケジュールを組むという意味ではなく、移動や打ち合わせ、資料づくりなどその日のタスクのひとつひとつの時間を想定より２割ほど余裕を持って設定しておくということです。

例えば資料作成に１時間の予定であれば、次のタスクまでに10分の余白時間を作るというイメージです。

それをしておかないと、電話が一本かかって来たとか、少しのことですぐに予定が崩れてしまいます。

結果的に今日のタスクの道半ばで気づいたら終業時間になっていて、「予定」の帳尻をあわせるために残業になってしまうのではないでしょうか。

「余白」はクオリティにもつながる

余裕があるとついつい詰め込んでしまい、結果的にギリギリになってしまうという人がいます。

しかし、予定の中に用意した余白は、余裕があってもそのまま守ることが大切です。

取っておいた余白の時間が無事にそのまま残った場合には、そのタスクのクオリティを上げるためにつかいます。

例えば、待ち合わせに早く着くことにはとても大きな意味があります。打ち合わせに落ち着いて望める人と、息を切らしながらその場につく人とでは脳の整理が違います。

また、資料の作成でも見直す時間があることでミスを未然に防げます。

そうして商談が一度で済んだり、資料作成のやり直しがなくなれば、時間外労働が必要な原因はどんどん無くなっていきます。

まとめ

早出推奨といっても、「睡眠」だけは絶対にとってくださいね。寝不足の状態では、効率の良い段取りをたてることも、能率の良い仕事もできません。

おなじく、身体のコンディションも大切です。調子が悪いなとおもったら無理しないで思い切って休んだ方が、結果的に大きなブランクにならずにスケジュールを守ることができます。

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長嶺俊也　デザインこねこ株式会社取締役／クリエイティブディレクター／LOBBY ODAWARA オーナー兼ディレクター／神奈川県商工会連合会小規模支援強化事業コーディネーター